Mijn klant betwist de factuur: wat mag ik nog doen?

Wat een betwisting juridisch wel en niet doet

Een betwisting is geen betaling en ook geen vrijstelling. Je vordering blijft bestaan, en de wet zegt nergens dat een klant kan stoppen met betalen door bezwaar te maken.

Maar er zit een adder onder. Verzuim veronderstelt dat de prestatie opeisbaar is en dat de schuldenaar tekortschiet. Blijkt achteraf dat jij niet goed had geleverd, dan was er over dat deel geen tekortkoming van hem, dus geen verzuim, dus geen grond voor rente en incassokosten.

Wie tijdens een inhoudelijke discussie gewoon doorgaat met kosten stapelen, bouwt dus aan een vordering die kan omvallen op het moment dat hij hem nodig heeft.

Splits altijd het onbetwiste deel af

Dit is de belangrijkste zet en hij wordt bijna altijd overgeslagen.

Een factuur van €6.000 met discussie over één post van €800 is geen betwiste factuur. Het is €5.200 die gewoon betaald moet worden en €800 die uitgezocht moet worden.

Vraag de klant om het onbetwiste deel over te maken. Dat is een redelijk verzoek, het is moeilijk te weigeren, en de reactie erop zegt veel: wie ook het onbetwiste deel laat staan, heeft geen kwaliteitsprobleem maar een liquiditeitsprobleem.

Zet de automatische opvolging voor die factuur op pauze

Een reeks herinneringen die doorloopt terwijl jij tegelijk per mail over de inhoud discussieert, is niet alleen slordig. Het maakt van elke volgende brief een brief die de ontvanger kan negeren, en juist de wettelijke aanmaning moet zwaar wegen.

Pauzeer de reeks voor die ene factuur, niet voor de hele klant. De andere facturen van dezelfde debiteur hebben niets met de discussie te maken.

Beantwoord binnen een redelijke termijn

Een betwisting die je laat liggen, wordt sterker met de tijd. Neem hem serieus en schriftelijk:

1. Bevestig de ontvangst met datum, en herhaal in je eigen woorden waartegen precies bezwaar wordt gemaakt.
2. Vraag door als het vaag is. “De factuur klopt niet” is geen betwisting waarop je kunt handelen. Welke post, welk bedrag, waarom.
3. Geef een concreet antwoord: erkennen en crediteren, herstellen, of gemotiveerd afwijzen.
4. Zet de opvolging daarna weer aan, met een bericht dat naar de discussie verwijst in plaats van een standaardherinnering.

Als je crediteert

Een creditnota is niet hetzelfde als een deelbetaling. Hij betekent dat de vordering voor dat deel nooit heeft bestaan, en daarom hoort ook de basis voor rente en incassokosten mee te dalen. Bij een deelbetaling ligt dat anders: dan blijft de vergoeding staan zoals die bij verzuim is vastgesteld.

De grens

Dit artikel gaat over de omgang met een betwisting in de opvolging. Of jouw levering gebrekkig was, of de klacht op tijd is gekomen en of de klant terecht opschort, zijn vragen over de inhoud van jouw overeenkomst. Loopt het geschil op, of gaat het om een substantieel bedrag, leg het dan voor aan een jurist voordat je vordert.