Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Vordero is een eenmanszaak van Vincent Smets, gevestigd in Hoogezand. Vordero exploiteert het gelijknamige platform voor debiteurenbeheer.

Voor vragen over deze verklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande e-mailadressen.

2. Verwerkingsverantwoordelijke vs. verwerker

Vordero vervult twee verschillende rollen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), afhankelijk van welke gegevens het betreft:

a) Verwerkingsverantwoordelijke, voor accountgegevens van klanten (tenants)

Wanneer een bedrijf of ondernemer (de "tenant") een account aanmaakt bij Vordero, verwerken wij de contactgegevens van die tenant om de dienst te kunnen leveren. Voor deze verwerking is Vordero de verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen het doel en de middelen van de verwerking.

b) Verwerker, voor gegevens die tenants invoeren over hun debiteuren

Tenants voeren zelf gegevens in over hun debiteuren (klanten van de tenant) in Vordero. Voor de verwerking van die debiteurengegevens is de tenant de verwerkingsverantwoordelijke, en is Vordero de verwerker. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend op instructie van de tenant, in overeenstemming met een verwerkersovereenkomst (zie artikel 10).

3. Welke gegevens verwerken wij?

Accountgegevens van tenants (als verwerkingsverantwoordelijke)

• Naam en e-mailadres van de accounthouder
• Bedrijfsnaam
• Facturatiegegevens (voor betaalde abonnementen)

Debiteurengegevens ingevoerd door tenants (als verwerker)

• Bedrijfsnaam van de debiteur
• Naam van de contactpersoon
• E-mailadres en telefoonnummer
• Adresgegevens
• Factuurbedragen, factuurnummers en vervaldatums

Technische gegevens (als verwerkingsverantwoordelijke)

• IP-adressen (uitsluitend voor beveiligings- en anti-fraudedoeleinden)
• Login-logs en sessiedata
• Technische logs van de applicatie

Wij verzamelen geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheids- of strafrechtelijke gegevens). Wij verwerken ook geen gegevens van personen jonger dan 16 jaar.

4. Grondslag voor verwerking

5. Verwerkers en doorgifte buiten de EER

Voor het leveren van onze dienst maken wij gebruik van de volgende sub-verwerkers. Waar gegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER), hebben wij passende waarborgen getroffen in de vorm van Standaardcontractbepalingen (SCCs) zoals bedoeld in AVG art. 46 lid 2 sub c.

Wat er naar het taalmodel gaat, en wat niet

Vordero heeft een assistent waaraan u vragen kunt stellen (“welke klanten betalen het vaakst te laat?”) en die handelingen kan klaarzetten. Die assistent draait op een taalmodel van een externe leverancier, en dat betekent dat er gegevens naartoe gaan. Wij vinden dat u moet weten welke.

• Wat er heen gaat: uw vraag zelf, en de gegevens die Vordero erbij opzoekt om hem te beantwoorden. Dat kunnen namen van debiteuren zijn, openstaande bedragen, factuurdata en e-mailadressen. Hetzelfde geldt wanneer u een factuur of een debiteurenlijst laat inlezen: dat bestand gaat langs het model om de velden eruit te halen.
• Wat er niet heen gaat: het model krijgt geen toegang tot de database. Het kan alleen een opzoeking aanvragen, en die opzoeking blijft binnen de eigen werkruimte van de tenant. Het model kan zelf niets versturen, wijzigen of verwijderen: een handeling wordt klaargezet en de gebruiker bevestigt hem.
• Waar het gebeurt: op een endpoint binnen de Europese Unie. Dat is geen belofte maar een instelling in onze code, en van elke vraag wordt de regio vastgelegd. Zou er ooit een vraag buiten de EU lopen, dan wordt onze eigen controle daarop rood.
• Wat wij bewaren: het gesprek staat in onze database in Frankfurt en valt onder de bewaartermijnen in artikel 6. Wij gebruiken uw gegevens niet om modellen te trainen. Wat de modelleverancier zelf bewaart, staat in zijn eigen voorwaarden.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere derden, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijv. op vordering van een toezichthouder of rechterlijke instantie).

6. Bewaartermijnen

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden gegevens veilig en onomkeerbaar verwijderd of geanonimiseerd.

7. Rechten van betrokkenen

Onder de AVG heeft u als betrokkene de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken:

• Inzage, u kunt opvragen welke gegevens wij over u verwerken.
• Rectificatie, u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering, u kunt verzoeken uw gegevens te laten verwijderen ('recht op vergetelheid'), tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
• Beperking van verwerking, u kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken in bepaalde omstandigheden.
• Dataportabiliteit, u kunt uw gegevens opvragen in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat.
• Bezwaar, u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Let op: voor gegevens die een tenant over u heeft ingevoerd als debiteur, dient u zich te wenden tot de betreffende tenant (de verwerkingsverantwoordelijke), niet tot Vordero.

8. Cookies en tracking

Vordero gebruikt uitsluitend functionele sessie-cookies die noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de applicatie (authenticatie en sessiebeheer via Supabase Auth).

Wij gebruiken geen trackingcookies, analytische cookies (zoals Google Analytics), advertentiecookies of vergelijkbare technologieën. Er worden geen gegevens gedeeld met advertentienetwerken.

Voor functionele cookies is geen toestemming vereist op grond van de Telecommunicatiewet (Tw) en de AVG, omdat deze strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de dienst.

Voegen we ooit analytische of marketingcookies toe, dan vragen we daarvoor eerst je aparte, herroepbare toestemming via een cookiebanner.

9. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging:

• Versleuteling in transit: alle verbindingen verlopen via TLS 1.2 of hoger (HTTPS).
• Versleuteling at rest: databasegegevens worden versleuteld opgeslagen (AES-256 via Supabase).
• Toegangscontrole per tenant: Row Level Security (RLS) in de database zorgt ervoor dat tenants uitsluitend toegang hebben tot hun eigen gegevens.
• Authenticatie: inloggen kan met een wachtwoord, met een inloglink per e-mail, of met een Google-account. Wachtwoorden worden nooit als leesbare tekst bewaard; alleen een onomkeerbare hash (bcrypt) via Supabase Auth. Kiest u voor Google, dan verloopt het inloggen via Google en gelden daarvoor ook de voorwaarden van Google.
• Beveiligingslogs: loginpogingen en verdachte activiteiten worden gelogd en gemonitord.

Vermoedt u een datalek of beveiligingsincident? Meld dit zo spoedig mogelijk via privacy@vordero.nl. Wij zijn verplicht datalekken binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien de inbreuk een risico vormt voor betrokkenen.

10. Verwerkersovereenkomst (DPA)

Tenants die onder de AVG verplicht zijn een verwerkersovereenkomst te sluiten met hun verwerkers, kunnen een standaard Data Processing Agreement (DPA) aanvragen bij Vordero.

De DPA bevat afspraken over het doel en de duur van de verwerking, de aard en het type persoonsgegevens, de verplichtingen en rechten van de verwerkingsverantwoordelijke (tenant), en de door ons ingeschakelde sub-verwerkers.

11. Klachten

Bent u van mening dat wij uw persoonsgegevens niet conform de AVG verwerken? Dan verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen via hallo@vordero.nl. Wij lossen klachten graag zo snel en direct mogelijk op.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder van het land waar u woont, werkt, of waar het incident plaatsvond. Vordero wordt in Nederland en België gebruikt; dit zijn de twee autoriteiten die daarbij horen.

12. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Bij materiële wijzigingen , dat wil zeggen wijzigingen die van wezenlijke invloed zijn op de manier waarop wij uw gegevens verwerken, informeren wij actieve tenants per e-mail voorafgaand aan de inwerkingtreding van de wijziging.

De datum van de laatste update staat altijd bovenaan deze pagina vermeld. Wij raden u aan deze verklaring periodiek te raadplegen.