Hoeveel incassokosten mag ik rekenen bij een onbetaalde factuur?

De staffel

De vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten is in Nederland vastgelegd in een besluit bij artikel 6:96 BW. Het is een trapsgewijze berekening over de hoofdsom, niet een percentage over het geheel.

Het totaal is nooit lager dan €40 en nooit hoger dan €6.775.

Let op het woord deel. Bij een hoofdsom van €4.000 reken je niet 15% over €4.000, maar 15% over de eerste €2.500 en 10% over de resterende €1.500. Dat is de meest gemaakte rekenfout, en hij valt altijd in je nadeel uit als je hem andersom maakt.

Rekenvoorbeeld

Een klant heeft €4.000 openstaan.

• 15% over €2.500 = €375
• 10% over €1.500 = €150

Samen €525 aan incassokosten. Daar komt de wettelijke rente bovenop, die apart loopt en een andere grondslag heeft: de kosten vergoeden je inspanning, de rente vergoedt dat je je geld niet kon gebruiken.

Wil je het voor je eigen bedrag uitrekenen, ook voor een Belgische klant, gebruik dan de incassokosten-calculator. Die rekent met dezelfde staffel als Vordero zelf.

Bij een consument: eerst de veertiendagenbrief

Is je klant een particulier, dan mag je de kosten pas rekenen nadat je een aanmaning hebt gestuurd die aan drie eisen voldoet. Hij moet een termijn van veertien dagen geven, hij moet het bedrag aan incassokosten noemen dat volgt als er niet betaald wordt, en die termijn moet beginnen op de dag na ontvangst.

Die laatste eis is waar het in de praktijk misgaat. “Binnen veertien dagen na dagtekening” is niet genoeg: de rechter rekent vanaf ontvangst, en een brief die de verkeerde formulering draagt kost je de hele vergoeding. Betaalt de consument binnen de termijn, dan blijft het bij de hoofdsom.

Bij een zakelijke klant hoeft dat niet. Daar zijn de kosten verschuldigd zodra het verzuim intreedt, en mag je in je voorwaarden bovendien een hoger bedrag afspreken.

De grens: wat niet mag

Stapelen mag niet. Artikel 6:96 lid 7 BW schrijft voor dat je openstaande vorderingen op dezelfde debiteur samenvoegt voordat je de staffel toepast. Drie facturen van €1.000 leveren dus de kosten over €3.000 op (€450), niet drie keer de kosten over €1.000 (€450 zou dan €120 zijn geworden, want elk bedrag valt onder het minimum van veertig euro; drie keer veertig is €120). Wie per factuur rekent, rekent bij kleine bedragen te veel en bij grote bedragen te weinig.

Een hoger beding bij een consument is vernietigbaar. De staffel is daar dwingend recht. Staat er in je algemene voorwaarden “10% met een minimum van €150”, dan houdt dat bij een particulier geen stand.

De btw hangt af van jouw situatie. Ben je btw-plichtig, dan kun je de btw over de incassokosten verrekenen en mag je hem niet doorbelasten. Ben je dat niet, dan mag dat wel. Dit artikel gaat over de bedragen exclusief btw.

Tot slot geldt dit alles voor buitengerechtelijke kosten: het werk dat je doet vóór er een rechter aan te pas komt. Stap je naar de rechter, dan geldt een andere regeling en een ander tarief.