Wat mag ik als incassokosten aanrekenen in België?

Twee regimes, en het verschil zit in je klant

België kent geen enkele regeling voor incassokosten maar twee, en welke geldt hangt volledig af van wie er niet betaalt. Bij een onderneming geldt de wet van 2 augustus 2002 over betalingsachterstand bij handelstransacties. Bij een consument geldt sinds 1 september 2023 boek XIX van het Wetboek van economisch recht, dat de oudere regeling over consumentenschulden verving.

Dat onderscheid is niet cosmetisch. Het bepaalt of je iets mag aanrekenen zonder afspraak, hoeveel je mag aanrekenen, en of je eerst een kosteloze herinnering moet sturen. Verwar je de twee, dan reken je ofwel te weinig, ofwel een bedrag dat een rechter volledig laat vervallen.

Bij een onderneming: veertig euro per factuur

Betaalt een zakelijke klant niet op tijd, dan heb je van rechtswege recht op een forfaitaire vergoeding van €40 voor je invorderingskosten. Dat bedrag staat vast, geldt per onbetaalde factuur, en hoeft nergens te zijn afgesproken: het volgt rechtstreeks uit de wet.

Daarnaast loopt de nalatigheidsintrest, die op dit moment op 10,5% staat. Die twee staan los van elkaar: het forfait vergoedt je invorderingskosten, de intrest vergoedt dat je je geld niet kon gebruiken.

Kun je aantonen dat je werkelijke invorderingskosten hoger lagen, bijvoorbeeld omdat je een advocaat hebt ingeschakeld, dan mag je die bovenop het forfait vorderen. In de praktijk gebeurt dat zelden bij een gewone factuur, omdat je die kosten dan ook moet kunnen onderbouwen.

Bij een consument: eerst gratis herinneren

Boek XIX draait de volgorde om. Voordat je iets mag aanrekenen, moet je een eerste herinnering sturen die de consument niets kost. Vanaf de derde werkdag na verzending begint een termijn van 14 kalenderdagen. Betaalt hij binnen die termijn, dan blijft het bij de hoofdsom.

Pas daarna mag je een schadebeding aanrekenen, en alleen als dat beding uitdrukkelijk in je algemene voorwaarden staat. Ontbreekt het, dan is er niets te vorderen; de wet geeft je hier geen vangnet zoals bij de zakelijke klant.

De staffel

Het totaal is begrensd op €2.000.

Rekenvoorbeeld

Een consument heeft een factuur van €1.200 openstaan. Je hebt de kosteloze herinnering gestuurd, de veertien dagen zijn verstreken, en je voorwaarden bevatten een schadebeding.

Je zit in de derde schijf: €65 plus 5% van het deel boven €500. Dat deel is €700, dus 5% daarvan is €35. Samen €100 aan schadebeding, bovenop de hoofdsom en de lopende nalatigheidsintrest.

Was dezelfde factuur naar een onderneming gegaan, dan had je €40 mogen rekenen. Dat verschil van zestig euro is precies waarom het onderscheid ertoe doet.

De grens: wanneer dit niet geldt

Een schadebeding dat boven het wettelijke maximum uitkomt vervalt volledig. Het wordt niet teruggebracht tot het toegestane bedrag, zoals veel ondernemers aannemen. Staat er in je voorwaarden een clausule van “10% met een minimum van €150”, dan riskeer je dat een rechter het hele beding schrapt en je niets overhoudt.

Verder geldt boek XIX alleen voor schulden van een consument aan een onderneming. Betaalt een andere onderneming je niet, dan is de regeling hierboven van toepassing en niet deze. En verkoop je vanuit Nederland, dan reken je in de regel met de Nederlandse staffel; welk recht geldt hangt af van je voorwaarden en van waar de overeenkomst is gesloten.

Tot slot: deze pagina gaat over wat je mag aanrekenen. Of je het ook doet is een handelsbeslissing. Bij een klant die één keer te laat is en verder al jaren netjes betaalt, kost een schadebeding van honderd euro je vaak meer dan het oplevert.