Je e-factuur is via Peppol verstuurd en er wordt niet betaald: wat nu?

Peppol is een postbode, geen rechtsregel

Sinds de Belgische e-factureringsverplichting is Peppol voor veel ondernemers de normale route geworden voor facturen tussen btw-plichtige bedrijven. Wat er dan misgaat in het denken is dit: omdat het kanaal formeler voelt, lijkt het alsof er ook andere regels gelden voor een factuur die niet betaald wordt.

Dat is niet zo. Een e-factuur is een factuur. Het kanaal bepaalt hoe hij aankomt, niet wat je mag vorderen als hij openstaat.

Bij een handelstransactie geldt dus onverkort de wet van 2 augustus 2002: de nalatigheidsintrest loopt van rechtswege vanaf de dag na de betaaltermijn, en het forfait van €40 is verschuldigd zonder dat je hoeft aan te manen. Het huidige intresttarief is 10,5% per jaar.

Wat de afleverbevestiging wél waard is

Hier zit de winst, en hij is groter dan hij lijkt. In een gewone incassodiscussie gaat het vaak over de verzenddatum: is de factuur wel aangekomen, en wanneer. Bij post en e-mail is dat een woord-tegen-woord-vraag.

Peppol geeft daar een antwoord op. Het netwerk werkt met toegangspunten aan beide kanten, en de verzender krijgt terug of het ontvangende toegangspunt het document heeft aangenomen of geweigerd. Dat is een technisch bericht, maar het legt twee dingen vast die er juridisch toe doen: dát er is afgeleverd en wannéér.

Wat het niet doet is bewijzen dat iemand de factuur heeft gelezen, of dat de klant het met de inhoud eens is. Aanname door een toegangspunt is ontvangstbevestiging, geen aanvaarding.

Wat je concreet doet als er niet betaald wordt

1. Haal het afleverbewijs op bij de dienst die voor jou verstuurt. Was het document aangenomen, dan staat de ontvangstdatum vast en daarmee ook het einde van de betaaltermijn.
2. Reken vanaf de dag na de betaaltermijn. Is er niets afgesproken, dan dertig dagen na ontvangst, en die ontvangstdatum ken je nu exact.
3. Stuur je herinnering langs het gewone kanaal. Peppol vervoert facturen en creditnota’s, geen aanmaningen.
4. Voeg intrest en forfait toe zodra ze lopen. Bij een onderneming hoef je daarvoor niets aan te kondigen, maar het helpt wel om het op te nemen zodat het bedrag klopt met wat je later vordert.

Wat Peppol niet oplost

Een weigering is geen aflevering. Wordt het document geweigerd door het toegangspunt van de ontvanger, bijvoorbeeld omdat het adres niet klopt of het formaat wordt afgekeurd, dan is de factuur nooit aangekomen. Er loopt dan ook geen termijn. Dit is de belangrijkste stille fout in e-facturatie: de factuur staat bij jou als verzonden en bij hem bestaat hij niet.

Een betwisting blijft een betwisting. Als de klant het niet eens is met de inhoud, verandert het kanaal daar niets aan.

De opvolging bouwt Peppol niet. Het netwerk levert af en stopt daar. Wat er daarna gebeurt, en op welke dag, is aan jou.

De grens

Dit artikel gaat over de opvolging van een onbetaalde e-factuur, niet over de vraag of en wanneer jij verplicht bent elektronisch te factureren. Voor de verplichting zelf, de uitzonderingen en de technische vereisten is het federale portaal de bron. Voor een concreet geschil over een geweigerde of betwiste e-factuur: leg dat voor aan een jurist.