Wat is debiteurenbeheer?

Waar het begint en waar het ophoudt

Debiteurenbeheer is het stuk tussen “de factuur is de deur uit” en “het geld staat op de rekening”. Dat klinkt smal, maar er zitten vijf dingen in die elk apart mis kunnen gaan.

Je moet weten wat er openstaat en hoe lang al. Je moet op tijd herinneren, en op het juiste moment, want te vroeg is opdringerig en te laat kost je geld. Je moet de wettelijke aanmaning kunnen sturen wanneer dat mag en op de manier die de wet voorschrijft. Je moet rente en incassokosten kunnen uitrekenen volgens het recht dat op die klant van toepassing is. En je moet binnengekomen betalingen koppelen aan de juiste factuur, en aan de juiste post binnen die factuur.

Boven en onder dat stuk liggen twee andere vakgebieden. Boven zit de boekhouding: de factuur maken, de btw, de jaarrekening. Onder zit incasso: de vordering uit handen geven aan een bureau of deurwaarder. Debiteurenbeheer is wat je ertussen zelf doet, zolang de klant nog je klant is.

Waarom het misgaat op de opvolging

Bijna elk boekhoudpakket kan een factuur maken en bijhouden of hij betaald is. Weinig pakketten doen de opvolging, en dat is precies waar het geld blijft hangen.

De reden is niet technisch. Herinneren vraagt om aandacht op een moment dat je die niet hebt, en het is werk waar niemand naar uitkijkt. Een factuur die dertig dagen openstaat vraagt om een mail; die schrijf je nog wel. Bij de vijfde achterstallige factuur van die maand schuift het door naar volgende week.

Daar komt bij dat de stappen die er echt toe doen juridisch nauw luisteren. Een veertiendagenbrief met de verkeerde zin erin kost je de hele incassovergoeding, en dat merk je pas als je het geld wilt hebben.

Wat je wel en niet kunt automatiseren

Wel: de uitvoering. De juiste brief op de juiste dag, met het juiste bedrag erin, vanaf jouw adres. Rente die per periode wordt berekend met het tarief dat toen gold. Een betaling die volgens artikel 6:44 BW wordt toegerekend, eerst aan de kosten en dan pas aan de hoofdsom. Een aanmaning die pas uitgaat als het wettelijk mag.

Niet: de beoordeling. Of je een vaste klant die één keer te laat is meteen incassokosten aanrekent, of dat je hem belt en een regeling voorstelt, is een handelsbeslissing. Die hoort bij jou te blijven. Wat automatisering oplevert is dat de beslissing die je neemt ook correct wordt uitgevoerd, en dat je hem neemt op het moment dat het nog uitmaakt.

Nederland en België verschillen op de details

De opzet is in beide landen hetzelfde, de regels niet.

Welk regime geldt hangt af van wie je klant is.

Bij een zakelijke klant volgt het toepasselijke recht in de regel uit je eigen voorwaarden en vestiging. Verkoop je vanuit Nederland met Nederlandse voorwaarden, dan reken je met de Nederlandse staffel, ook als je klant in België zit.

Bij een particulier ligt dat anders, en dat is het punt dat het vaakst wordt gemist. De regels die hem beschermen zijn dwingend: de kosteloze eerste brief, de termijn en het plafond op wat je mag vorderen gelden in het land waar hij woont, ongeacht welk recht je in je voorwaarden kiest. Een Belgische consument houdt dus zijn boek XIX en een Nederlandse zijn artikel 6:96 lid 6 BW.

De grens: waar dit artikel ophoudt

Dit is een overzicht en geen handleiding per situatie. Elk van de stappen hierboven heeft eigen regels, en die staan in de artikelen waar dit stuk naar verwijst. Voor een concreet geschil, een betwisting of een vordering die richting de rechter gaat, is dit niet genoeg: leg dat voor aan een jurist.