Automatisch aanmaningen versturen: mag dat, en in welke volgorde?
Automatisch aanmanen mag, en bij zakelijke klanten is er weinig dat je tegenhoudt. Bij consumenten legt de wet de volgorde vast: eerst een kosteloze aanmaning met een termijn, en pas daarna kosten. Wat je automatiseert is de uitvoering, niet de beoordeling. Vier dingen moeten per bericht kloppen: de volgorde, de termijn, het bedrag, en dat er niets in staat wat op die dag onwaar is.
Geschreven door Vincent Smets, maker van Vordero. Hij bouwt de software die deze regels uitvoert, en elk bedrag op deze pagina komt uit dezelfde bron als de app.
De vraag achter de vraag
“Automatisch aanmaningen versturen” wordt meestal beantwoord met een uitleg over een knop in een boekhoudpakket. Die knop is het makkelijke deel. De vraag die ertoe doet is: in welke volgorde, met welke termijnen, en wat mag er in staan.
Want een reeks die te snel loopt kost je geld. Niet doordat de klant boos wordt, maar doordat de wet aan een verkeerde volgorde gevolgen verbindt.
Bij een zakelijke klant is er ruimte
Bij een handelstransactie loopt de rente van rechtswege vanaf de dag na de betaaltermijn. Je hoeft niets aan te kondigen om iets te mogen vorderen, en er is geen verplichte wachttijd tussen twee berichten.
Dat betekent dat de volgorde hier een keuze is en geen voorschrift. Wat werkt is kort en zakelijk: een herinnering vlak na de vervaldatum, een tweede met het bedrag inclusief rente, en dan de aankondiging dat je overdraagt.
Bij een consument legt de wet de volgorde vast
Hier is het geen ontwerpvraag meer.
Nederland. Artikel 6:96 lid 6 BW eist dat een consument eerst een kosteloze aanmaning krijgt met een termijn van veertien dagen, die begint op de dag na ontvangst. Pas als die termijn is verstreken, mag je de incassovergoeding vorderen. Ontvangst is niet meetbaar, dus rekent Vordero 15 dagen vanaf verzending.
België. Boek XIX WER schrijft een gratis eerste herinnering voor met veertien kalenderdagen, die bij verzending per post pas op de derde werkdag na verzending beginnen. Ook hier geldt: geen kosten voordat die termijn om is.
Een geautomatiseerde reeks die deze stap als “herinnering 1” behandelt en er drie dagen later “herinnering 2 met kosten” achteraan stuurt, is niet een beetje te snel. Hij maakt de vergoeding onafdwingbaar.
Vier dingen die per bericht moeten kloppen
| Wat | Waarom het misgaat |
|---|---|
| De volgorde | De wettelijke aanmaning mag niet vóór de kosteloze stap, en niet vóór verzuim |
| De termijn | Veertien dagen vanaf ontvangst (NL) of vanaf de derde werkdag (BE), niet vanaf de dag dat jij hem klaarzette |
| Het bedrag | Rente loopt door. Een bedrag dat op de verzenddag is berekend, klopt; een opgeslagen bedrag van vorige week niet |
| De waarheid op die dag | Een bericht dat zegt “uw factuur vervalt morgen” mag niet uitgaan als hij vandaag al vervallen is |
Die laatste lijkt klein en is het niet. Een reeks die op vaste dagen vuurt maar zijn tekst niet opnieuw beoordeelt, stuurt vroeg of laat een bericht dat op de dag van verzending onwaar is. Dat ondermijnt precies de brief die het zwaarst moet wegen.
Wat automatiseren wél oplevert
Niet dat er meer post uitgaat. Dat de post uitgaat op de dag dat het uitmaakt, met het bedrag dat op die dag klopt, in de volgorde die de wet vraagt.
Het werk dat verdwijnt is niet het schrijven van één herinnering. Het is het onthouden van dertig vervaldatums tegelijk, en het uitrekenen van rente per periode met het tarief dat toen gold.
Wat je niet moet automatiseren
De beoordeling blijft bij jou. Of een vaste klant die één keer te laat is meteen kosten krijgt, of dat je die klant belt en een regeling voorstelt, is een handelsbeslissing en geen regel. Hetzelfde geldt voor het moment waarop je een vordering overdraagt.
Een goed systeem maakt die beslissingen zichtbaar en uitvoerbaar. Het neemt ze niet.
De grens
Dit artikel gaat over de volgorde en de termijnen, niet over de tekst van jouw aanmaningen of over de vraag of jouw algemene voorwaarden standhouden. Voor een concrete vordering die richting de rechter gaat, is dit niet genoeg.
Veelgestelde vragen
Mag ik een consument automatisch aanmanen?
Ja, zolang de volgorde klopt. De eerste aanmaning moet kosteloos zijn en een termijn geven van veertien dagen; pas daarna mag je kosten rekenen. Een systeem dat die brief overslaat of te snel een tweede stap zet, kost je de hele incassovergoeding.
Hoeveel herinneringen zijn verstandig?
Drie tot vier stappen werkt in de praktijk: een vriendelijke herinnering rond de vervaldatum, een tweede na een week of twee, dan de wettelijke aanmaning, en daarna de keuze om over te dragen. Meer stappen levert zelden meer op en maakt de laatste stap ongeloofwaardig.
Wat als een aanmaning niet aankomt?
Dan is de termijn niet gaan lopen. Een bericht dat als bounce terugkomt heeft de klant niet bereikt, dus de veertien dagen beginnen niet. Corrigeer het adres en stuur opnieuw. Een systeem dat bounces negeert, bouwt een vordering op een brief die nooit is aangekomen.
Moet ik stoppen met aanmanen als de klant de factuur betwist?
Een betwisting schort de vordering niet automatisch op, maar doorgaan met een geautomatiseerde reeks is dan onverstandig en soms schadelijk. Behandel de betwisting eerst, en zet de reeks voor die factuur op pauze zolang dat loopt.
Wat kan ik niet automatiseren?
De beslissing. Of je een vaste klant meteen kosten aanrekent of die klant eerst belt, is een handelsafweging. Automatisering zorgt ervoor dat de beslissing die je neemt correct wordt uitgevoerd, en dat je hem neemt op het moment dat het nog uitmaakt.
Mag een herinnering een bedrag noemen dat nog kan veranderen?
Alleen als het op de dag van verzending klopt. Rente loopt door, dus een bedrag dat gisteren is berekend en morgen wordt gemaild is onjuist. Reken het bedrag op het moment van verzenden, en zorg dat de mail, de betaalpagina en de PDF hetzelfde bedrag tonen.
Waar dit op gebaseerd is
artikel 6:96 lid 6 BW · artikel 6:119a BW · Boek XIX Wetboek van economisch recht, artikel XIX.2
- Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikel 96 (wetten.nl) , geraadpleegd op 23 augustus 2026
- Boek XIX WER, schulden van de consument (Justel) , geraadpleegd op 23 augustus 2026
Deze pagina is uitleg en geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen zaak, leg hem dan voor aan een jurist.